Notre politique d'acquisition
Toutes les personnes et tous les organismes, associations et clubs peuvent effectuer des dons de documents à la Société d’histoire du Lac-Saint-Jean. Il s’agit de placer dans des boîtes les documents que l’on désire se départir.
 
Tous les documents sont susceptibles d’être conservés. : les papiers d’un organisme sociopolitique, sociocommunautaire, culturel, sportif etc., ou d’un individu ou d’une famille, mais aussi les livres, les brochures, les calendriers, les images pieuses, les cartes postales, des manuels scolaires et les catalogues.
 
Il n’est pas nécessaire ni recommandé, de faire un ménage auparavant. Les archivistes de la SHL se chargeront de cette tâche. Ils traiteront les documents le plus vite possible après leur arrivée et procéderont à l’élagage et/ou à la destruction des documents s’il y a lieu. Ils seront traités suivant la politique d’acquisition de la SHL.
 
Pour information, n’hésitez pas à nous contacter. 

 A. FONDS D'ARCHIVES :
 
La Société d’histoire accepte seulement les fonds d'archives qui lui sont confiés par donation, legs ou échange.
 
Les fonds d'archives de la Société d'histoire du Lac-Saint-Jean contiennent uniquement des documents inactifs et/ou à valeur historique.
 
La SHL peut recevoir des fonds d'archives d'organismes encore en fonction, à condition que leurs documents soient inactifs et/ou à valeur historique. 

Critères de sélection des archives :
 
- Fonds d'archives d'organismes ou d'individus, à caractère régional ou local, ou ayant une incidence certaine au Saguenay―Lac-Saint-Jean.
- Importance historique des documents.
- Originalité des documents.
- La pertinence.
- La représentativité.
- L'état de conservation des documents.
- Les espaces disponibles et le volume des documents.
 
La SHL se réserve le droit de se départir de documents n'ayant plus à ses yeux de "valeur permanente". Le donateur en est informé à la signature du formulaire de don.
 
C’est l’archiviste responsable du Service qui accepte toute acquisition et en fait le suivi pour le traitement. Ce dernier s'engage à respecter les restrictions des donateurs à condition qu'elles soient raisonnables.
 
- dans le temps
- compte tenu des conditions physiques de notre établissement (place disponible, équipement adéquat).

 B. AUTRES DOCUMENTS :
 
En ce qui concerne les volumes et brochures, journaux, artefacts, ne s'en tenir qu'aux documents à caractère régional ayant une incidence certaine au Saguenay―Lac-Saint-Jean, ou complétant une collection ou un fonds d’archives.

Un formulaire de dons d’archives doit obligatoirement être rédigé pour toute acquisition. 

Le formulaire de dons indique clairement les obligations des parties et autorise la Société d’histoire à conserver, diffuser, et utiliser les documents décrits. 

Les éléments suivants sont identifiés. 

  1. Identifier les parties.
  2. Préciser la nature de l'acquisition (dons, achats, legs, etc.)
  3. Décrire brièvement le fonds.
  4. S'assurer que le donateur est bien le propriétaire du fonds.
  5. Informer le donateur de ses responsabilités s’il désire un reçu d'impôts. 
  6. Communication de documents (restriction, accessibilité ou autre).
  7. Nommer le fonds.
  8. Traiter les fonds selon les règles archivistiques : application des Règles de description des documents d'archives (RDDA) et des normes et procédures des Archives nationales du Québec.
  9. Privilège d'accès (pour certaines personnes).