Notre politique d'acquisition
 
Toutes les personnes et tous les organismes, associations et clubs peuvent effectuer des dons de documents à la Société d’histoire du Lac-Saint-Jean. Il s’agit de placer dans des boîtes les documents que l’on désire se départir.
 
Une seule règle s’applique : ne détruisez rien que les archivistes de la SHL n’ait d’abord examiné.
 
Tous les documents sont susceptibles d’être conservés. : les papiers d’un organisme socio-politique, socio-communautaire, culturel, sportif etc., ou d’un individu ou d’une famille mais aussi les livres, les brochures, les calendriers, les images pieuses, les cartes postales, des manuels scolaires.
 
Il n’est pas nécessaire, ni recommandé, de faire un ménage auparavant. Les archivistes de la SHL se chargeront de cette tâche. Ils traiteront les documents le plus vite possible après leur arrivée et procéderont à l’élagage et/ou à la destruction des documents s’il y a lieu. Ils seront traités suivant la politique d’acquisition de la SHL.

 
Fonds d'archives
Les archives sont l'ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme, pour ses besoins ou l'exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d'information générale.
 
La Société accepte seulement les fonds d'archives qui lui sont confiés par donation, legs, échange ou dépôt.

Les fonds d'archives de la Société d'histoire du Lac-Saint-Jean contiennent uniquement des documents inactifs et/ou à valeur historique.
 
La SHL peut recevoir des fonds d'archives d'organismes encore en fonction, à condition que leurs documents soient inactifs.
 
Critères de sélection des archives :
  • Fonds d'archives d'organismes ou d'individus, à caractère régional ou local, ou ayant une incidence certaine au Saguenay-Lac-Saint-Jean
  • Importance historique des documents
  • Originalité des documents
  • Les espaces disponibles et le volume des documents
  • La pertinence
  • La représentativité
  • L'état de conservation des documents
 La SHL se réserve le droit de se départir de documents n'ayant plus à ses yeux, de "valeur permanente". Le donateur en est informé à la signature du récépissé.

 
Autres documents

En ce qui concerne les médias archivistiques non traditionnels: volumes et brochures, journaux, artefacts, ne s'en tenir qu'aux documents à caractère régional ayant une incidence certaine au Saguenay-Lac-Saint-Jean, ou complétant une collection ou un fonds d’archives.
 
Le comité d'acquisition prend les décisions finales à propos des fonds d'archives et des autres documents et doit en informer le conseil d’administration. Ce comité est formé de l’archiviste, du directeur général et du président de la Société.
 
La mise en application de cette politique d'acquisition est faite par le comité d'acquisition.
 
Cette politique d'acquisition est dûment approuvée par le conseil d’administration lors de sa réunion régulière du 15 juin 1993.

 
Restrictions
Chaque transaction sera examinée individuellement et soumise à l'approbation du comité d'acquisition de la SHL. Ce dernier s'engage à respecter les restrictions des donateurs à condition qu'elles soient raisonnables.
 
  • dans le temps
  • compte tenu des conditions physiques de notre établissement (place disponible, équipement adéquat).