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En septembre 2022, le Gouvernement du Québec mettait graduellement en place les premières dispositions visant à garantir les renseignements personnels de tout un chacun dans le cadre de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, aussi appelée Loi 25, vous obligeant conséquemment à apporter de nouvelles actions en matière de protections des données personnelles que vous conservez. Alors qu’un accent particulier est mis sur la collecte numérique des renseignements personnels depuis les derniers mois, qu’en est-il de ceux contenus dans vos documents papier? Et si le Service de consultant en archivistique vous aidait déjà depuis 25 ans avec ces derniers?
Les mauvaises langues diront que c’est obligatoire, et c’est vrai! Depuis 1983, les organismes publics sont tenus de faire approuver par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) un calendrier de conservation déterminant notamment les documents à conserver et ceux à détruire. Nul besoin de nous ici pour se conformer à la Loi 25, ou du moins… presque? Car faire approuver un calendrier de conservation et le mettre à jour selon vos nouvelles réalités et responsabilités, on s’y connait! On sait aussi évaluer et trier vos documents dans un temps record pour ne conserver que l’essentiel en fonction de leurs valeurs légales, financières et de témoignage. En prime, on identifie même pour vous les documents pouvant contenir des renseignements confidentiels, soit une autre exigence de la Loi 25! Intéressant, non?
En règle générale, les documents papiers que nous évaluons, trions et traitons pour nos clients se trouvent à trois endroits différents : d’abord dans les classeurs centraux du secrétariat, ensuite dans le magasin de semi-actifs et enfin, dans le (ou les) fonds d’archives historiques (oui oui, vous pouvez en avoir plusieurs!).
Peu importe où se situe le document dans son cycle de vie, celui-ci peut contenir des renseignements personnels; d’où l’importance de pouvoir le localiser à tout moment selon la Loi 25.
Mais comment fait-on dans un environnement analogique? Voyons voir :
Véritable nerf de la guerre, la gestion des archives numériques apporte son lot de défi au quotidien, notamment en ce qui concerne la Loi 25. Pour ce support, il est essentiel de restreindre les accès aux documents sensibles. Ainsi, des espaces serveur accessibles seulement aux personnes responsables sont importants. La sensibilisation des employés est également essentielle. Bref, des mots de passe de sécurité, des accès restreints et des responsabilités claires sont des outils au top pour assurer la sécurité de vos données sensibles!
La loi 25 vous confronte à de nouvelles réalités, dont l’omniprésence de données personnelles à conserver dans le cadre de vos fonctions, et il est essentiel de faire en sorte de protéger ces informations. Et vous, où vous en êtes dans ce processus ?
Eh oui, depuis 1999, le Service de consultant en archivistique est là pour vous accompagner avec la gestion de votre masse documentaire, et répondre à vos demandes et questions! Ça se fête, non?
Pour plus d’information sur la Loi 25 : https://www.assnat.qc.ca/fr/travaux-parlementaires/projets-loi/projet-loi-64-42-1.html?appelant=MC
